Una app para gestionar apartamentos turísticos en la Costa Daurada: limpiezas, llegadas y llaves

Sábado de agosto en Salou. Doce salidas antes de las once y doce entradas a partir de las cuatro. Tres limpiadoras, dos de ellas nuevas este verano. Las llaves en una caja con código que a veces alguien olvida cambiar. Y todo —quién limpia qué, quién llega cuándo, quién no encuentra el portal— en dos grupos de WhatsApp que a las diez de la mañana ya van por el mensaje ochenta.

Así gestiona la mayoría de empresas de apartamentos de la Costa Daurada. Funciona hasta que un sábado no funciona: una limpieza que se salta, un huésped en la puerta con la maleta y el apartamento sin hacer. Y una reseña de una estrella que cuesta más que cualquier programa.

Lo que hoy vive en WhatsApp

Las llegadas y las salidas, con sus horas. Las limpiezas, y quién las hace. Las incidencias: la lavadora que no centrifuga, el mando que no aparece. Las preguntas de los huéspedes, que son siempre las mismas: el wifi, dónde aparcar, a qué hora es la salida.

Nada de eso es difícil. Lo difícil es que todo pase por el mismo canal, a la vez, sin orden, en el móvil de una sola persona.

Qué lleva una app hecha para esto

• Un calendario único con las reservas de todos los portales, leídas de los calendarios que los propios portales publican. No se copia nada a mano.
• El plan de limpiezas de cada día, generado solo: qué apartamento, a qué hora queda libre, a qué hora tiene que estar listo, quién lo hace. La limpiadora lo ve en su móvil, marca la lista y sube una foto al terminar.
• Llaves y accesos: el código de la caja o de la cerradura de cada estancia, generado por reserva y enviado al huésped a su hora, sin que nadie lo escriba.
• La ficha del huésped: llegada, datos para el registro de viajeros que la normativa obliga a comunicar, y la guía del apartamento en su idioma, con el wifi, el aparcamiento y las normas.
• Incidencias con foto, asignadas a quien las arregla, y el historial de cada apartamento.

Para el huésped, una sola página

Antes de llegar recibe un enlace. Ahí está todo lo que iba a preguntar por WhatsApp: cómo llegar, dónde dejar el coche, el código de acceso a partir de la hora de entrada, el wifi, la hora de salida y qué hacer con las llaves. En inglés, francés o el idioma que tenga su reserva.

Las preguntas repetidas bajan a casi nada. Y las que llegan son las que de verdad necesitan a una persona.

Las incidencias y los propietarios

En agosto las incidencias se acumulan: la lavadora, el aire, la persiana, el mando. Hoy llegan por WhatsApp del huésped, se reenvían al técnico y se pierden entre lo demás. En la app, la incidencia se abre con una foto, queda asignada a quien la arregla, y el huésped recibe el aviso cuando está resuelta. Y cada apartamento acumula su historial: si la persiana del tercero se ha arreglado tres veces, toca cambiarla, no arreglarla.

Y hay una parte que suele olvidarse: los propietarios. La mayoría de empresas gestiona apartamentos de otros, y esos dueños preguntan por la ocupación y por la liquidación del mes. Un acceso propio donde el propietario ve su calendario, sus ingresos y sus gastos quita esas llamadas y da una imagen de gestión seria, que es lo que hace que traigan el segundo apartamento.

Por fases, y sin sustituir lo que ya funciona

El gestor de canales que sincroniza los portales se queda. La app trabaja con lo que pasa después de la reserva, que es lo que ningún portal resuelve. Se construye como todo nuestro software a medida: por fases, con el precio cerrado por escrito antes de empezar y con algo que las limpiadoras pueden tocar en pocas semanas.

Cómo trabajamos con negocios de la zona está en diseño web en Salou y Cambrils y en Calafell. Si quieres saber qué costaría la vuestra, cuéntanoslo aquí y te contestamos en menos de 24 horas laborables.

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