Un área de clientes para una gestoría de Vilafranca del Penedès: menos correos, menos llamadas

Una gestoría de Vilafranca del Penedès con doscientos clientes recibe cada trimestre las mismas preguntas doscientas veces. Cuándo se paga el IVA. Dónde está la nómina de este mes. Si la factura que mandaron por WhatsApp llegó. Qué documentos hacen falta para la renta.

Cada respuesta son tres minutos de alguien del despacho. Multiplicado por doscientos clientes y por cuatro trimestres, es una persona entera contestando lo mismo. Un área de clientes propia contesta casi todo eso sin que nadie escriba.

Qué es un área de clientes

Una parte privada de vuestra web, con vuestra marca, donde cada cliente entra con su usuario y encuentra lo suyo.

• Sube facturas y tickets haciendo una foto desde el móvil. Llegan a su carpeta del mes, ordenadas, sin pasar por el correo.
• Descarga sus nóminas, sus modelos de impuestos y sus libros cuando los necesita, sin pedirlos.
• Ve el calendario fiscal con lo que le toca a él, y recibe un aviso una semana antes de cada plazo.
• Ve el estado de cada trámite: recibido, en preparación, presentado. La pregunta de «¿ya está?» se contesta sola.
• Escribe a su gestor desde dentro, con la conversación pegada al documento del que habla.

Lo que se ahorra, y lo que se gana

Lo que se ahorra es evidente: llamadas, correos con adjuntos que no llegan, facturas mandadas tres veces. Lo que se gana se ve menos y vale más: el cliente que entra en su portal y ve todo ordenado percibe una gestoría más seria que la que le contesta por WhatsApp a las once de la noche. Y una gestoría con portal propio se recomienda más.

Por qué a medida y no el portal del programa

Los programas de gestoría suelen traer un portal de clientes. Y a veces basta. Pero es igual para todas las gestorías que usan ese programa, lleva la marca del fabricante, suele cobrarse por cliente activo, y hace lo que hace: si queréis que el cliente vea el estado de su trámite de una manera concreta, o que suba fotos desde el móvil sin instalar nada, no siempre se puede.

El portal a medida se conecta con el programa —exportando e importando lo que haga falta— y por fuera es vuestro: vuestra marca, vuestras pantallas, sin cuota por cliente. Lo que se paga es el trabajo, una vez.

Lo que cambia para el equipo del despacho

Por dentro, el portal es una bandeja de entrada ordenada. Cada documento que sube un cliente aparece en la carpeta de su mes, asignado a su gestor, con un aviso si es algo que no toca o que llega fuera de plazo. A cierre de trimestre, el gestor ve en una pantalla qué clientes tienen todo entregado y a cuáles hay que reclamar, y la reclamación sale con un clic, no con veinte correos escritos a mano.

El calendario fiscal se alimenta una vez y sirve para todos: cada cliente ve solo los plazos que le afectan según su régimen, y recibe el aviso una semana antes. Es el trabajo que hoy hace alguien del despacho mandando el mismo correo a doscientas personas, y que a partir de ahí se hace solo.

Seguridad: son datos fiscales

Lo que hay dentro de ese portal es lo más sensible que tiene un cliente. Se monta con eso delante: servidor en la Unión Europea, acceso con contraseña y segundo factor, copias de seguridad probadas, y registro de quién ha visto qué. No es un extra que se añade si sobra presupuesto; va en la primera fase.

Por fases y por escrito

Como todo nuestro software a medida: primero la subida de documentos y la descarga de nóminas e impuestos, que es lo que más llamadas quita; después el calendario con avisos y el estado de trámites. Con el precio cerrado antes de empezar, el pago repartido por fases y un prototipo que el despacho puede tocar en pocas semanas.

Y para que los clientes nuevos lleguen, la gestoría tiene que salir cuando alguien del Penedès busca «gestoría» o «asesoría fiscal»: está explicado en posicionamiento en Vilafranca del Penedès. Si quieres saber qué costaría vuestro portal, cuéntanoslo aquí. Te contestamos en menos de 24 horas laborables.

Pedir presupuesto de software