Software a medida
El pedido llega por correo, se copia en un Excel, se pasa al programa de facturas y se manda a mano. Tres veces el mismo dato. Eso es exactamente lo que una automatización hace sola.
· 4 min de lectura · Gintonic Comunicación
Pongamos un distribuidor de Tarragona con doce empleados. El cliente manda el pedido por correo. Alguien lo copia en el Excel de pedidos. Cuando sale, alguien lo teclea en el programa de facturación. La factura se exporta en PDF y se adjunta a un correo escrito a mano. A final de mes, alguien repasa qué facturas están cobradas y llama a los que no.
Cinco personas tocando el mismo dato, cinco sitios donde equivocarse, y ninguna de esas cinco tareas necesita a una persona.
Es conectar los programas que ya usáis para que se pasen los datos entre ellos sin que nadie los copie. El formulario de la web crea el cliente en el CRM. El presupuesto aceptado genera la factura. La factura emitida se manda sola con el texto de siempre. El cobro registrado en el banco marca la factura como pagada. Y la que lleva quince días vencida dispara un recordatorio.
No es cambiar de programas. Es que los que tenéis hablen entre sí.
La objeción de siempre es «ya tenemos el programa de facturación y no lo vamos a cambiar». Y no hay que cambiarlo. Casi todos los programas actuales tienen una puerta abierta para conectarse, y por ahí se entra. Cuando uno no la tiene, se trabaja con lo que sí sabe hacer: exportar un archivo cada noche, dejar un documento en una carpeta, mandar un correo. Se mira con vuestros programas concretos antes de dar precio.
Dibujar el flujo en un papel. Dónde entra el dato, por qué manos pasa, dónde acaba. Marcar cada paso que hoy hace una persona copiando algo. Y contar cuántas veces al mes pasa. Ese papel es la especificación, y suele bastar para saber qué merece automatizarse primero.
Cuenta durante una semana cuántas veces alguien escribe el mismo dato en dos sitios. El número suele ser mayor de lo que se cree, y cada una de esas veces es una automatización pequeña con nombre y apellidos.
Volvamos al distribuidor. El cliente manda el pedido por correo, como siempre; nadie le pide que cambie de costumbre. El sistema lee ese correo, reconoce el pedido y lo crea en el programa de gestión con sus líneas. Si algo no cuadra —una referencia que no existe, una cantidad rara— lo deja en una bandeja para que una persona lo mire, y avisa.
Cuando el almacén marca el pedido como servido, la factura se genera y se envía con el texto de siempre. El banco se consulta cada noche: los cobros que entran se casan con sus facturas. Las que llevan quince días vencidas disparan un recordatorio amable, y a los treinta, un aviso a quien lleva la cartera para que llame.
Lo que antes eran cinco personas tocando el mismo dato son ahora dos revisiones: la de la bandeja de dudas y la de los impagos. El resto pasa solo, y queda registrado.
La obligación de facturar electrónicamente entre empresas, que la ley ya ha aprobado y se va a ir aplicando por tramos, va a obligar a muchas pymes a tocar su facturación de todos modos. Es un buen momento para no limitarse a cumplir: si hay que cambiar cómo se emite la factura, que de paso se emita sola.
Como todo nuestro software a medida: se empieza por la conexión que más horas quita, se pone en marcha, y se añade la siguiente. El precio se cierra antes de empezar y el pago se reparte por fases. Y si lo que hace falta antes es ordenar los contactos, eso está en un CRM a medida, que es el mismo trabajo para otro sector.
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Casi todos los programas actuales tienen una conexión abierta para esto. Cuando uno no la tiene, se trabaja con lo que sí tiene: una exportación programada, un archivo que deja en una carpeta, un correo que manda. Se mira antes de presupuestar cuál es el camino con vuestros programas concretos.
Se diseña para que se note. Cada paso deja registro, y si uno no se completa —un programa caído, un dato que no cuadra— llega un aviso con qué ha pasado y qué queda por hacer. Una automatización que falla en silencio es peor que hacerlo a mano; por eso el aviso es parte del trabajo.
Poco, pero no cero. Los programas cambian sus conexiones de vez en cuando, y hay que ajustar. Se puede acordar una revisión al trimestre o llamarnos cuando algo deje de funcionar; ninguna de las dos es obligatoria.
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