Citas online y recordatorios automáticos para una clínica dental de Tarragona

Son las diez de la mañana en una clínica dental de Tarragona. El paciente de las diez no ha venido ni ha avisado. El sillón está parado media hora, el dentista también, y en recepción hay dos llamadas esperando porque quien coge el teléfono está intentando localizar al de las diez.

Esto pasa todas las semanas en todas las clínicas, y tiene arreglo. No es un arreglo de disciplina del paciente: es de sistema.

Lo que resuelve un sistema propio de citas

• Reserva online desde la web, con los huecos reales de cada profesional, a cualquier hora. Una parte de las citas se pide de noche, cuando nadie coge el teléfono.
• Recordatorio dos días antes por WhatsApp o SMS, con dos botones: confirmo o cancelo. Quien cancela a tiempo libera el hueco.
• Lista de espera: si alguien cancela, el sistema ofrece el hueco a quien había pedido «lo antes posible», sin que recepción llame a nadie.
• Aviso de revisión: seis meses después de la última limpieza, el paciente recibe un mensaje para pedir cita. Es el trabajo que más cuesta hacer a mano y el que más facturación estable trae.

Por qué a medida y no una plataforma de citas

Existen plataformas donde una clínica puede dar de alta su agenda en una tarde. Y para empezar pueden servir. Pero tienen tres costes que no se ven el primer día.

Ponen tu clínica en un listado al lado de la de enfrente, y el paciente que entró buscándote a ti sale comparando. Cobran por paciente nuevo o por cuota, y esa cuota sube. Y los datos de tus pacientes están en su sistema: si un día te vas, te vas sin el historial de citas.

Un sistema propio va en tu web, con tu marca, solo con tus profesionales, y los datos son tuyos. El coste es de una vez, cerrado antes de empezar y pagado por fases, y no hay cuota por paciente.

Conectado con la gestión clínica, no en su lugar

Ninguna clínica va a cambiar su programa de historia clínica por un sistema de citas, y no hace falta. Lo que se hace es conectar: la cita reservada desde la web aparece en la agenda del programa, y la cancelación también. Cuando el programa no tiene forma de conectarse, se sincroniza la agenda por otra vía. Se mira antes de presupuestar, no después.

Qué pasa con el que no confirma

El recordatorio con dos botones resuelve a la mayoría: confirman o cancelan, y en los dos casos la clínica sabe a qué atenerse. Queda un grupo que no contesta, y ahí es donde el sistema ahorra el trabajo de verdad: recepción ve cada mañana solo la lista de los que no han contestado para mañana, y llama a esos. No a todos.

Si el hueco se libera, entra la lista de espera: el sistema ofrece esa hora, por mensaje, a las dos o tres personas que habían pedido «cuanto antes» para ese tratamiento. La primera que acepta se la queda, y el sillón que iba a estar parado tiene paciente. Todo eso sin una llamada.

Al cabo de un mes, la clínica ve en una pantalla cuántas citas se recordaron, cuántas se confirmaron, cuántas se cancelaron a tiempo y cuántos huecos se rellenaron. Es el dato que hoy nadie tiene, y el que dice si el sistema se está pagando.

Lo que hay que cuidar: son datos de salud

Una cita con el dentista es un dato de salud, y la ley lo trata como tal. El sistema se monta con eso delante: servidor en la Unión Europea, acceso con contraseña y segundo factor para el equipo, consentimiento del paciente al reservar, y copias de seguridad que se prueban. No es un añadido: es parte de lo que se entrega, junto con el texto que la clínica necesita para su política de privacidad.

Por fases y por escrito

Como todo lo que hacemos en software a medida: primero la reserva y los recordatorios, que es lo que quita las ausencias; después la lista de espera y los avisos de revisión. Con el precio cerrado antes de empezar, el pago repartido por fases y un prototipo que la recepción puede tocar antes de que haya nada programado de fondo.

Y para que las reservas entren, la clínica tiene que salir cuando alguien en Tarragona busca «dentista» o «implante dental». Eso es otro trabajo, y está explicado en web y SEO para clínicas dentales.

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