Un programa de gestión para talleres de El Vendrell: partes de trabajo sin papel y sin llamadas

En la mayoría de talleres de El Vendrell y del Baix Penedès el parte de trabajo sigue siendo una hoja. Se rellena en recepción, va con el coche, alguien apunta encima lo que ha hecho y las piezas, y al final vuelve a la oficina para hacer la factura. Si el papel se mancha, se pierde o se queda en la furgoneta, la factura se hace de memoria.

Y mientras tanto suena el teléfono: «¿está ya mi coche?». Diez veces al día. Cada llamada son dos minutos de alguien que estaba haciendo otra cosa.

Qué lleva un programa de taller hecho a medida

• Recepción del vehículo desde una tablet: matrícula, kilómetros, qué le pasa, y fotos del estado en que entra. Esas fotos evitan la conversación de «ese golpe ya estaba».
• Parte de trabajo digital, uno por vehículo, que el mecánico ve en el móvil y donde marca empezado y terminado.
• Presupuesto por escrito que el cliente recibe en el móvil y aprueba con un toque. Queda registrado quién aprobó qué y cuándo.
• Aviso automático de «tu coche está listo», con lo que se ha hecho y el importe. Las llamadas de «¿está ya?» desaparecen.
• Historial por matrícula: todo lo que se le ha hecho a ese coche, para el taller y para el cliente.

La aprobación desde el móvil quita las discusiones

El miedo de todo cliente de taller es la factura que no esperaba, y es el motivo por el que tanta gente cambia de taller. Ya lo contamos en SEO para talleres: todo lo que ataca ese miedo convierte.

Un presupuesto que llega al móvil, detallado, y que el cliente aprueba antes de que se toque nada, acaba con la discusión antes de que empiece. Y si aparece algo no previsto —un latiguillo que había que cambiar sí o sí— se manda un segundo presupuesto y se espera el toque. Nadie factura nada que no esté aprobado, y el cliente lo sabe.

El historial por matrícula es trabajo futuro

Cuando cada coche tiene su historial, el programa sabe cuándo le toca la próxima revisión, cuándo caduca la ITV y cuántos kilómetros llevaba la correa. Y puede avisar al cliente un mes antes, por WhatsApp, con un enlace para pedir cita.

Ese es el trabajo planificado —el que se hace con calma y margen— y es el que ningún taller consigue a mano porque nadie tiene tiempo de repasar fichas. Con el programa, sale solo.

Las piezas y el tiempo, apuntados donde pasan

El parte digital tiene otra ventaja que se nota a los dos meses: cada pieza que se usa se apunta desde el propio parte, y cada trabajo lleva su tiempo real, desde que se marca «empezado» hasta «terminado».

Con eso, a final de mes, el taller sabe lo que hoy nadie sabe con exactitud: qué trabajos dan dinero y cuáles se cobran por debajo de lo que cuestan, qué piezas se piden de más y qué mecánico rinde en qué tipo de reparación. No para vigilar a nadie: para poner precio con datos en vez de con la costumbre.

Y los recambios pedidos y pendientes de llegar aparecen en el parte del coche que los espera, así que la pregunta de «¿ha llegado ya la pieza del Golf?» se contesta mirando, no llamando al proveedor.

Sin cambiar de programa de facturación

El taller que ya factura con un programa lo sigue haciendo. El parte terminado, con la mano de obra y las piezas, pasa a la factura sin teclearlo otra vez. Cuando el programa no admite conexión, se exporta en el formato que lea. Se comprueba antes de presupuestar, no después de cobrar.

Como el resto del software a medida, se construye por fases: recepción y partes primero, presupuestos y avisos después, historial y recordatorios al final. El precio se cierra por escrito antes de empezar y el pago se reparte por fases.

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