Pedidos y existencias para una bodega del Penedès: un programa a medida en vez de tres hojas de cálculo

Una bodega del Penedès con ocho referencias y tres añadas vivas vende por cinco sitios a la vez: la tienda de la bodega, la web, cuatro o cinco distribuidores, algún restaurante directo y las ferias. Y las existencias están en tres hojas de cálculo: la del almacén, la de la tienda y la que lleva quien atiende a los distribuidores. En vendimia, con todo el mundo en la viña, ninguna de las tres está al día.

El resultado se conoce: un distribuidor pide cuarenta cajas de una añada que la web vendió la semana pasada, o al revés, una referencia que sobra en el almacén y falta en la tienda porque nadie lo vio.

Lo que pasa cada septiembre

La vendimia se junta con los pedidos de Navidad de los distribuidores, que se hacen en octubre. Es el mes en que más se vende y el mes en que menos tiempo hay para apuntar nada. Cualquier sistema que dependa de que alguien actualice una hoja falla justo entonces.

Qué lleva un programa hecho para una bodega

• Existencias por referencia, por añada y por almacén, que bajan solas con cada venta venga de donde venga.
• Un portal para distribuidores donde cada uno entra con su usuario, ve sus precios y lo que hay disponible, y pide solo, a la hora que quiera.
• Albaranes y facturas generados del pedido, con el lote de cada botella apuntado.
• La tienda online conectada: lo que se vende en la web baja del mismo stock y no de otro.
• Avisos: una añada que se está acabando, un distribuidor que lleva tres meses sin pedir, un pedido pendiente de preparar.

El portal de distribuidores cambia el trabajo

Hoy el distribuidor llama o escribe, alguien mira qué hay, contesta, el distribuidor confirma, y alguien apunta. Cuatro mensajes por pedido, en horario de bodega.

Con el portal, entra a las once de la noche, ve que quedan sesenta cajas del reserva, pide treinta con sus condiciones, y por la mañana el pedido está preparado para servir. Sin mensajes. Y con su histórico delante, que es lo que le hace repetir lo que funcionó el año pasado.

Las ferias y la venta directa

En una feria en Barcelona se cierran pedidos de pie, con el móvil, muchas veces sin cobertura en el pabellón. El programa se hace para eso: el pedido se apunta en el móvil aunque no haya red, y se sincroniza en cuanto la hay, descontando del mismo stock que ve el almacén. Al volver a la bodega, los pedidos de la feria ya están preparados para servir, no en una libreta.

Y lo mismo con la venta directa: la tienda de la bodega vende con el mismo programa, y las visitas de enoturismo —que cada vez son más parte del negocio— se reservan desde la web con sus plazas y sus horarios, y acaban en el mismo sitio que todo lo demás. Un solo stock, un solo registro de clientes, y el dato de qué visitante se llevó qué botella a casa.

Conectado con la tienda online y la facturación

Si la bodega ya vende por internet, la tienda se conecta al mismo stock y deja de ser una isla. Si todavía no vende, lo que hace falta y lo que cuesta está en tienda online: qué cuesta y qué hace falta. Y el programa de facturación se queda: el albarán del programa pasa a factura sin teclearlo otra vez.

Por fases y por escrito

Como todo nuestro software a medida: primero las existencias, después el portal de distribuidores, después las conexiones. Con el precio cerrado antes de empezar, el pago repartido por fases y un prototipo que quien lleva el almacén puede tocar antes de que haya nada programado de fondo. Y todo se entrega con el código: es de la bodega, sin cuota mensual por usarlo.

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